Wen wir suchen

Die Tätigkeit am Empfang ist sehr vielfältig und das sind auch die Qualifikationen, die Sie für diese Aufgabe zur optimalen Besetzung machen können. Wünschenswert ist in jedem Falle eine abgeschlossene Berufsausbildung – zum Beispiel im Bereich Bürokommunikation, in der Hotellerie/Gastronomie oder auch im Einzelhandel. Ebenso wichtig wie Ihre berufliche Qualifikation ist uns aber auch Ihre Persönlichkeit, so dass sich eine überzeugende Balance zwischen fachlichen und menschlichen Qualitäten ergibt. Wir suchen Menschen mit Gastgeberqualitäten, die gute Umgangsformen nicht für überholt halten und wissen, wie wichtig ein positiver erster Eindruck für eine langfristig vertrauensvolle Beziehung ist.

Ihre Ansprechpartner
Ihre AnsprechpartnerBewerbermanagement
Herr Cinar
Tel: +49 6196-78070-20
Frau Ekiz
Tel: +49 6196-78070-21


Fax: +49 6196-78070-99
E-Mail: bewerbung@esd-empfang.de

Unsere Kunden verlassen sich darauf, dass wir für ihren Empfang und die dort angesiedelten Aufgaben die passende Besetzung finden. Wie diese im Einzelnen aussehen, ist von Kunde zu Kunde unterschiedlich, allen gemeinsam ist aber, dass Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine kommunikative, offene Art wichtige Eigenschaften darstellen.

Finden Sie sich in dieser Beschreibung wieder? Dann sollten wir uns unbedingt kennenlernen.

Ihre Aufgaben


Mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betreuen wir die Empfänge der unterschiedlichsten Unternehmen aus diversen Branchen. Die Aufgaben, die dort angesiedelt sind, variieren von Kunde zu Kunde. An dieser Stelle haben wir Ihnen Beispiele häufig vorkommender Arbeitsinhalte zusammengestellt.

Besucherempfang

  • Empfangen, Anmelden und Bewirten von Besuchern
  • Besucher zum Meetingraum und/oder Büro bringen
  • Besucherausweise, Handwerkerausweise usw. erstellen und verwalten
  • Ausgabe und Verwaltung von Schlüsseln, Zutrittskarten etc.
  • Führen des Gästebuches
  • Zutrittskontrollen

Telefonzentrale

  • Eingehende Telefonate auf Deutsch und Englisch entgegennehmen und weiterleiten
  • Ausgehende Telefonate auf Deutsch und Englisch vermitteln
  • Unterstützung der Hotline bei Überhängen
  • Rückrufbitten entgegennehmen und weiterleiten
  • Verteilen eingehender Faxe

Arbeiten mit dem Office-Paket

  • Verfassen, Bearbeiten und Versenden von E-Mails in Outlook oder Lotus Notes
  • Pflege von z. B. Telefon-, An-/Abwesenheits- und Adresslisten in Word & Excel
  • Einpflege von Kontaktdaten zum Beispiel in Outlook
  • Erstellen von PowerPoint Präsentationen
  • Erstellen von Dokumenten, Briefen, Vorlagen etc. in Word & Excel

Posthandling

  • Eingehende Post entgegennehmen, sortieren und verteilen
  • Ausgehende Post versandfertig machen und frankieren
  • Organisation der Hauspost
  • Entgegennahme und Weiterleitung von Paket- und Warenlieferungen
  • Beauftragen von Kurierdiensten (Inland/Ausland)
  • Eingangsrechnungen zur elektronischen Erfassung scannen und bearbeiten

Konferenzbereich

  • Verwaltung der Belegungspläne der unternehmenseigenen Konferenzräume
  • Betreuung und Bewirtung bei Meetings
  • Bestellung und Organisation von Catering
  • Bereitstellung der Konferenz-Technik und benötigter Materialien
  • Planung und Organisation von Meetings außerhalb des Unternehmens
  • Verwaltung und Bestellung von Verbrauchsmaterialien und Konferenzgetränken

Zuarbeit für verschiedene Abteilungen

  • Verwaltung der Mitarbeiter- und Besucherparkplätze
  • Hotel-, Flug-, Bahn- und Leihwagenbuchungen für Dienstreisen tätigen
  • Reisekostenabrechnung für einzelne Personen
  • Rechnungskontrolle in Vorbereitung für die Buchhaltung
  • Erfassung von Fehlzeiten, Urlaub oder Krankheit z.B. im SAP
  • Unterstützung der Marketingabteilung, z.B. bei Mailings
  • Unterstützung der Einkaufsabteilung, z.B. bei der Bestellung von Präsenten oder Werbemitteln
  • Zusammenstellen, Binden oder Laminieren von Unterlagen
  • Erstellung von Kopien, Angebots- oder Präsentationsmappen
  • Verwaltung, Ausgabe und Bestellung von Büromaterial
  • Verwaltung von Firmenfahrzeugen

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